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Durée :
20 minutes
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Objectifs :
- Comprendre la démarche globale de continuité d’activité
- Construire son plan de continuité d’activité
La continuité d’activité
Partie 1 sur 2 1 - Comprendre la démarche globale de continuité d’activité
Comprendre la démarche globale de continuité d’activité, c’est identifier les risques, se préparer, apporter une réponse immédiate et se rétablir à long terme. Trois étapes successives font partie de la démarche globale de continuité d’activité : la planification, la gestion de crise et le retour d’expérience.
Regardez la vidéo suivante pour appréhender la démarche globale de continuité d’activité.
les étapes et les actions inhérentes à la démarche de continuité d’activité d’une commune peuvent se résumer ainsi :
- 1. Identifier les risques et les menaces susceptibles d’affecter la commune
- 2. Préparer le plan de continuité d’activité (PCA)
- 3. Activer les solutions de continuité en fonction des ressources impactées
- 4. Rétablir l’activité avec un retour à la normale
- 5. Tirer les enseignements et apporter des améliorations
Partie 1 sur 2, sous-partie 1 sur 4 a. La démarche globale de continuité d’activité
Une continuité d’activité a pour objet de définir une organisation afin de permettre la continuité des activités essentielles à la suite d’un événement qui a perturbé un fonctionnement normal.
L’Organisation internationale de normalisation (ISO) rappelle la définition de la continuité d’activité en ces termes (norme ISO 22300) :
« Capacité d’un organisme à poursuivre la livraison de produits et la fourniture de services dans des délais acceptables durant une perturbation. »
La démarche de continuité d’activité est une approche globale et structurée qui constitue un ensemble d’étapes et vise à créer une culture de résilience dans une approche « tous risques ».
Cette démarche s’échelonne en trois étapes : la planification, la gestion de crise et le retour d’expérience.
Partie 1 sur 2, sous-partie 2 sur 4 b. La première étape de la continuité d’activité : la mise en œuvre de la planification
Lors de cette première étape, qui se met en place lors du fonctionnement en mode nominal, une prévention des risques encourus et une préparation à venir en cas de crise sont nécessaires
La prévention permet d’identifier les risques et de prendre des mesures pour éviter leur réalisation.
Le préfet, dans le but de renforcer la résilience des territoires, rédige :
- le dossier départemental des risques majeurs quirecense les risques naturels et technologiques pour limiter les conséquences susceptibles de se produire dans chaque département ;
- le plan de prévention des risques quidétermine les règles d’urbanisme, de construction et d’aménagement dans les zones identifiées à risque.
Le maire, responsable de l’aménagement et de la sécurité sur son territoire, conçoit :
- le dossier d’information communal sur les risques majeursqui vise à sensibiliser la population et à favoriser une meilleure préparation aux risques ;
- le plan local d’urbanisme qui définit les zones constructibles et les zones exposées aux dangers.
La préparation détermine les mesures et les actions qui vont permettre d’assurer la continuité des activités en cas d’événement perturbateur. C’est dans ce cadre que sont élaborés le PCS, le plan communal de sauvegarde, et le PCA, le plan de continuité d’activité
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Partie 1 sur 2, sous-partie 3 sur 4 c. La deuxième étape de la continuité d’activité : la mise en œuvre de la gestion de crise
Cette étape est lancée en cas de perturbation ou d’interruption d’activité. Deux possibilités se profilent lors d’un fonctionnement en mode dégradé pour définir la stratégie de continuité :
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Répondre à la perturbation en activant des solutions de continuité. La réponse est souvent caractérisée par une action rapide, la reprise des activités, selon les priorités établies, et l’impact de la crise ;
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Se rétablir avec un retour progressif à la normale.
Voici l’exemple d’un dispositif communal de crise extrait d’une fiche « réflexe ».
« Le maire est le directeur des opérations de secours sur le territoire de sa commune jusqu’au déclenchement d’un plan de secours départemental par le préfet.
En cas d’alerte (météo, inondations) transmise par la préfecture, le maire doit répercuter l’information ou l’alerte auprès des administrés.
En cas de crise, dès le début des opérations, le maire ou son adjoint doit, en liaison avec le responsable local de la gendarmerie ou de la police, et avec l’officier des sapeurs-pompiers :
- 1. Prévoir le guidage des secours vers les lieux de la catastrophe, aider à la régulation de la circulation, empêcher qu’un accident ne se produise ;
- 2. Indiquer le lieu de la catastrophe aux gendarmes ou aux policiers et mettre à la disposition des secours un local pouvant servir de poste de commandement ;
- 3. Mettre en œuvre le plan de rappel des responsables communaux et activer la cellule de crise communale ;
- 4. Dans le cas où il y aurait de nombreuses victimes décédées, en relation avec le préfet, déterminer l’emplacement d’une chapelle ardente (ou morgue) et demander aux forces de l’ordre d’en assurer la sécurité et les modalités d’accès, enregistrer les victimes décédées sur le registre d’état civil de la (ou leur) commune ;
- 5. Organiser l’évacuation, le rassemblement, l’accueil, l’hébergement et le soutien psychologique des victimes ou sinistrés ;
- 6. Mettre à disposition des secouristes un (ou plusieurs) local de repos, prévoir leur ravitaillement ;
- 7. Prendre, si nécessaire, les ordres de réquisition afin d’assurer le respect ou le retour du bon ordre, de la sureté et de la salubrité publiques ;
- 8. Se tenir informé et rendre compte à la préfecture ;
- 9. Faire mettre en place un numéro de téléphone dédié à l’information de la population.»
Partie 1 sur 2, sous-partie 4 sur 4 d. La troisième étape de la continuité d’activité : le retour d’expérience
Cette dernière étape est lancée en sortie de crise, lorsque le fonctionnement revient en mode nominal.
Les retours d’expérience permettent de renforcer la résilience et de tirer les enseignements des expériences passées, d’accidents réels ou simulés dans le cadre des exercices.
L’objectif est d’actualiser son plan de continuité d’activité pour reconstruire en mieux. Organiser systématiquement un retour d’expérience améliore la méthode et l’organisation pour effectuer un retour à la normale plus rapide. C’est pourquoi il est nécessaire de faire évoluer ce plan fréquemment.
Les points de discussions en vue de l’amélioration peuvent être les suivants :
- La description des problèmes rencontrés ;
- La mise à jour des activités affectées ;
- Une réflexion sur la communication entre les différentes entités ou auprès des services de l’État ;
- La mise en évidence des problèmes techniques ;
- Un focus sur le respect des délais.
Partie 2 sur 2 2 - Construire son plan de continuité d’activité
Une planification stratégique est nécessaire dans la mise en œuvre du plan de continuité d’activité. La prévention et l’anticipation permettent une bonne organisation et la mobilisation des meilleurs outils de gestion de crise.
La démarche globale de continuité d’activité ne se résume pas à une succession de plans.
Il s’agit avant tout de réaliser 3 actions :
- Identifier ;
- Analyser ;
- Évaluer.
Ces trois actions nécessitent une bonne connaissance de son territoire ainsi que du fonctionnement de son organisme.
Regardez la vidéo suivante pour comprendre la démarche en trois actions qui vous permet de construire votre PCA.
Partie 2 sur 2, sous-partie 1 sur a. Identifier les risques et les menaces
Quels sont alors les risques et les menaces présents sur votre territoire ?
L’objectif, pour l’organisme, est de prendre conscience des risques auxquels il est exposé et de les apprécier correctement afin de les réduire.
Pour rappel, les principales catégories de risques en matière de continuité d’activité sont :
- les risques naturels (inondation, tempête, sécheresse, feu de forêt…) ;
- les risques technologiques (incendie ou explosion accidentelles, accident industriel à proximité…) ;
- les risques sanitaires (épidémie, pandémie…) ;
- les risques d’origine humaine (cyberattaque, action violente, malveillance, conflits sociaux…).
D’autres risques complémentaires sont de plus en plus prégnants :
- les risques liés à la chaîne d’approvisionnement (disponibilité de matières premières, rupture de stock, retard de production et de transport…) ;
- les risques liés au personnel (indisponibilité du dirigeant, compétences rares, difficultés de recrutement…).
Partie 2 sur 2, sous-partie 2 sur 3 b. Analyser les risques et les menaces mais également les besoins de continuité
Déterminer les besoins de continuité
C’est une étape fondamentale de la démarche de continuité d’activité. Il s’agit de déterminer les activités prioritaires et leurs ressources indispensables en fonction de leur criticité.
- Pour quantifier la criticité d’une activité, il est nécessaire d’évaluer son délai maximal d’interruption acceptable (DMIA) et ses impacts.
L’évaluation du DMIA répond aux questions suivantes.
- Combien de temps cette activité peut être arrêtée sans générer d’impact sur l’organisation ?
- Et quelles sont les conséquences sur l’organisation si l’activité est interrompue 4 heures, 12 heures, 24 heures ou plus encore ?
- Il est ensuite nécessaire de recueillir les ressources indispensables au maintien de ces activités critiques.
Il s’agit de répondre à la question suivante.
- De quoi ces activités ont elles besoin en temps normal pour fonctionner ?
Ces ressources peuvent être :
- des ressources humaines ;
- des ressources matérielles ;
- des ressources financières;
- des ressources en fournisseurs ou partenaires ;
- des ressources en systèmes d’information.
Dans le cas d’une indisponibilité de l’administration municipale après une inondation, quelles options choisissez-vous pour sauvegarder les activités essentielles ?
Analyser les risques et les menaces
Une fois que les risques et menaces ont été identifiés, il s’agit de les hiérarchiser en fonction de leur vraisemblance et de leur gravité.
La vraisemblance des risques fait référence à la probabilité qu’une catastrophe se produise.
La gravitée se rapporte aux conséquences potentielles si cette catastrophe se produit.
Pour cela, la méthode est simple : il s’agit d’établir des scénarios, notamment grâce aux informations passées qui permettent une meilleure connaissance des vulnérabilités de l’organisme.
Une matrice peut ensuite vous aider à hiérarchiser les risques et les menaces.
Cet exemple montre, qu’en plus d’intégrer la culture du risque, il est nécessaire d’identifier et d’analyser les risques et les menaces associés pour définir les solutions de continuité d’activité et leurs modalités de mise en œuvre.
Définissez le plan de continuité d’activité parmi les propositions suivantes.
La définition du PCA selon la norme ISO 22300 est la suivante:
« informations documentées servant de guide à l’organisme pour répondre à une perturbation et reprendre la fourniture des produits et services en cohérence avec ses besoins de continuité ».
Le PCA est rédigé à partir des conclusions de l’identification et l’analyse des risques, menaces et besoins de continuité précédemment évoqués.
Partie 2 sur 2, sous-partie 3 sur 3 c. Évaluer sa démarche de continuité d’activité
Après avoir identifié et analysé les risques, menaces et besoins de continuité de l’organisme, il s’agit d’évaluer sa démarche lors d’un retour d’expérience.
Cette action peut se mettre en place :
- régulièrement à la suite d’exercices ;
- à la suite d’un événement perturbateur lorsque le fonctionnement revient à la normale.
L’objectif est de rendre et maintenir le PCA opérationnel grâce à :
- des sensibilisations ou des formations à destination du personnel impliqué ;
- la réalisation d’exercices de mise en situation ;
- une revue et une évaluation de sa démarche (de nouveaux besoins de continuité peuvent être identifiés).
L'essentiel
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Trois étapes échelonnent la démarche globale de continuité d’activité : la planification, la gestion de crise et le retour d’expérience.
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Le PCS est un document opérationnel indispensable qui a pour objectif de garantir la sécurité de la population. Il organise les moyens communaux pour faire face aux crises.
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Le PCA est un document qui décrit la stratégie à adopter face aux perturbations, selon leur impact et leur probabilité. Il définit des procédures et les ressources associées afin d’assurer le maintien des activités essentielles.
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Identifier / analyser / évaluer sont les phases essentielles du Plan de Continuité d’activité.
